La gestione documentale negli studi legali

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La gestione documentale

Carta. Carta ovunque. In ogni studio legale ci sono faldoni negli armadi, negli archivi, sulle scrivanie, persino per terra. Un singolo foglio di carta ha un costo enorme: archiviazione, aggiornamento dei faldoni con l’inserimento o l’eliminazione di ulteriori fogli e, soprattutto, la ricerca a mesi o anni di distanza.

Gli avvocati, per strada, si riconoscono tra mille: sono quelli che si muovono con passo trafelato o con dei faldoni sottobraccio, oppure con delle ventiquattrore gonfie al limite. La gestione documentale dello studio legale fa la differenza.

Si può ovviare a tutto questo.

Archiviazione ragionata

Di fatto è una ricetta. Gli ingredienti sono: idee chiare, uno scanner, dello spazio su un hard disk (anche condiviso) e un po’ di buona volontà.

La naming convention è questo: dare ai file dei nomi che li rendano immediatamente riconoscibili. Trovarne una funzionale, però, dipende dal perimetro organizzativo dello studio legale.

Un esempio: il 28 luglio è stata emessa una sentenza nella causa Bianchi vs. Rossi, incarto 2021/0033, seguito dall’avvocato Andrea Verdi. Come recuperare in tutta fretta questo file? Come trovarlo nel marasma dei file sul computer (o sui tanti computer dello studio legale)?

Le informazioni importanti sono:

  • Numero del fascicolo (numero interno, assegnato dallo studio legale)
  • Data del documento (in questo caso della sentenza)
  • Tipo del documento (atto, memoria, sentenza, …)
  • Nome del cliente e della controparte
  • Nome dell’avvocato dello studio legale che ha seguito il procedimento

La soluzione

Individuati i fattori chiave, si può procedere ad applicare la naming convention al file della sentenza:

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Questo nome di file, già a una prima occhiata, ci dice che:

Si tratta del fascicolo 2021-033, il documento è una sentenza (S) del 28 luglio 2021, relativo al procedimento Bianchi vs. Rossi, il cui incaricato interno è l’avvocato Andrea Verdi (AV).

Tutto questo può essere realizzato osservando ognuna delle leggi relative alla Conservazione sostitutiva.

Condivisione e consultazione in remoto

Lo studio legale – continuando con il nostro esempio – è organizzato in maniera tale che il management (tre avvocati) abbia necessità di condividere file a cui gli associati (sei avvocati) non possano avere accesso. 

Allo stesso modo, tra i sei associati, ce n’è uno che segue casi molto riservati e si preferisce che nessun altro associato possa consultarne la documentazione.

Tutto ciò è possibile ricorrendo a soluzioni Open source (a costo molto ridotto) quali Ubuntu server, per fare in modo che file e cartelle siano accessibili applicando le logiche elaborate dal management.

In questo caso basta un computer dedicato, possibilmente con un sistema di backup e risorse hardware tali da garantirne un funzionamento costante ed efficiente.

Fatto questo, è possibile consultare i fascicoli in remoto ovunque ci si trovi, anche in tribunale (se l’utente è abilitato a farlo dalle politiche aziendali).

Per saperne di più

È sufficiente compilare il form qui sotto oppure telefonarci

 

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